Notre projet est l’évaluation de la performance d’une application
informatique de gestion électronique des documents (GED) selon les
bonnes pratiques et exigences du Records Management (RM). Il se
confronte aux a priori de beaucoup d’organismes, à savoir l’achat d’une
application prêt-à-porter comme réponse magique à tous les besoins en
gestion documentaire.
L’objet GED
L’objet principal de notre recherche est l’application GED. Plus
précisément, nous cherchons à évaluer l’implémentation d’une GED dans
son contexte organisationnel. Pour mieux cerner cette idée, commençons
par préciser ce que nous n’allons pas faire. Nous n’allons pas évaluer
les différents outils de Gestion Electronique des Documents présents sur
le marché. En effet, une telle évaluation nous paraît dénuée de sens:
chaque organisme est unique et a des besoins différents en matière de
gestion des documents d’activité. Une démarche qui consisterait à
évaluer les outils serait donc, à notre sens, totalement erronée, car
elle admettrait implicitement qu’il existe bel et bien des outils
prêt-à-porter qu’il suffirait d’imposer à chaque organisme pour combler
tous ses besoins en gestion documentaire.
Logique de prêt-à-porter
Cette idée de logiciels prêts-à-porter se présente régulièrement dans
la pratique. Nous avons rencontré à diverses reprises des situations en
entreprise où cette logique était de mise. Quelle est la situation
réelle du choix d’une GED et de son implémentation au sein d’un
organisme ?
En caricaturant un peu, voici les situations que nous avons
observées: quand le besoin d’une meilleure gestion se fait sentir, la
direction demande aux informaticiens de choisir le meilleur outil à
moindre coût, dans un laps de temps très restreint. Ceux-ci sortent
alors de leur chapeau le logiciel miraculeux qui réglera tous les
problèmes de l’organisme. Les choix semblent être de l’ordre de la
croyance quasi mystique dans les capacités techniques de telle ou telle
entreprise. Le bagoût des représentants en logiciels y est parfois aussi
pour quelque chose (voir à ce propos l’article de Roberge)
Le gros du travail est ensuite de demander des fonds puis
d’implémenter l’outil au niveau technique. Viendra, tout à la fin, le
moment où l’on présentera le bel outil flambant neuf aux utilisateurs,
sommés d’adopter sans sourciller.
Nous forçons ici intentionnellement le trait, et il n’est en aucun
cas question d’en déduire des généralités ou d’incriminer qui que ce
soit; à part peut-être les records managers et archivistes qui, quand
ils existent au sein d’un organisme, n’ont pas réussi à se faire
reconnaître comme des interlocuteurs privilégiés dans ce domaine.
Le Records management, les normes de qualité et la GED
Quelle doit être la place du records manager ou de l’archiviste dans
l’implémentation d’une application GED ? Quelle expertise peut-il
apporter au moment du choix de l’outil et de son intégration dans
l’entreprise ? Nous avons décidé de prendre ce questionnement à rebours
en nous situant au niveau du contrôle qualité du système, tel qu’il est
prescrit dans la famille des normes ISO 9’000 traitant de la qualité.
Une telle démarche correspond à la réalité des entreprises
aujourd’hui. En effet, la plupart des organismes utilise déjà un outil
GED. Les phases de planification et d’action telles qu’elles sont
décrites par la roue de Deming
ont eu lieu. Il existe aussi certainement un processus de contrôle et
de validation informatiques. L’amélioration de l’application GED au
niveau informatique nous paraît donc réelle.
Cependant, qu’en est-il de la conformité du système aux exigences du
Records management? Selon la roue de Deming, le contrôle est une étape
essentielle dans l’amélioration du système. Or, après avoir parcouru la
littérature se rapportant à la GED au niveau du records management, nous
nous rendons compte qu’aucun document synthétique ne fixe réellement
les exigences en la matière: les exigences sont à collecter dans les
normes (ISO, Moreq etc) et dans les bonnes pratiques édictées par les
associations professionnelles (APROGED, ARMA, etc.). Il n’existe pas non
plus de grille pratique qui permettrait de vérifier que les bonnes
pratiques RM sont bien respectées par un système de GED au sein d’une
entreprise.
Notre étude est une tentative pour combler ce manque. Pour atteindre
notre objectif, nous allons donc plonger dans les différentes normes et
bonnes pratiques RM en lien avec la GED pour en ressortir les
indicateurs importants pour l’évaluation d’un système de gestion
électronique des documents. Ces indicateurs nous permettront ensuite de
construire une grille d’évaluation du système destinée aux records
managers et archivistes.
