30 octobre 2013

Lien sur ...  Recherche d’ID.

Notre projet est l’évaluation de la performance d’une application informatique de gestion électronique des documents (GED) selon les bonnes pratiques et exigences du Records Management (RM). Il se confronte aux a priori de beaucoup d’organismes, à savoir l’achat d’une application prêt-à-porter comme réponse magique à tous les besoins en gestion documentaire.

L’objet GED
L’objet principal de notre recherche est l’application GED. Plus précisément, nous cherchons à évaluer l’implémentation d’une GED dans son contexte organisationnel. Pour mieux cerner cette idée, commençons par préciser ce que nous n’allons pas faire. Nous n’allons pas évaluer les différents outils de Gestion Electronique des Documents présents sur le marché. En effet, une telle évaluation nous paraît dénuée de sens: chaque organisme est unique et a des besoins différents en matière de gestion des documents d’activité. Une démarche qui consisterait à évaluer les outils serait donc, à notre sens, totalement erronée, car elle admettrait implicitement qu’il existe bel et bien des outils prêt-à-porter qu’il suffirait d’imposer à chaque organisme pour combler tous ses besoins en gestion documentaire.

Logique de prêt-à-porter
Cette idée de logiciels prêts-à-porter se présente régulièrement dans la pratique. Nous avons rencontré à diverses reprises des situations en entreprise où cette logique était de mise. Quelle est la situation réelle du choix d’une GED et de son implémentation au sein d’un organisme ?

En caricaturant un peu, voici les situations que nous avons observées: quand le besoin d’une meilleure gestion se fait sentir, la direction demande aux informaticiens de choisir le meilleur outil à moindre coût, dans un laps de temps très restreint. Ceux-ci sortent alors de leur chapeau le logiciel miraculeux qui réglera tous les problèmes de l’organisme. Les choix semblent être de l’ordre de la croyance quasi mystique dans les capacités techniques de telle ou telle entreprise. Le bagoût des représentants en logiciels y est parfois aussi pour quelque chose (voir à ce propos l’article de Roberge)

Le gros du travail est ensuite de demander des fonds puis d’implémenter l’outil au niveau technique. Viendra, tout à la fin, le moment où l’on présentera le bel outil flambant neuf aux utilisateurs, sommés d’adopter sans sourciller.

Nous forçons ici intentionnellement le trait, et il n’est en aucun cas question d’en déduire des généralités ou d’incriminer qui que ce soit; à part peut-être les records managers et archivistes qui, quand ils existent au sein d’un organisme, n’ont pas réussi à se faire reconnaître comme des interlocuteurs privilégiés dans ce domaine.

Le Records management, les normes de qualité et la GED
Quelle doit être la place du records manager ou de l’archiviste dans l’implémentation d’une application GED ? Quelle expertise peut-il apporter au moment du choix de l’outil et de son intégration dans l’entreprise ? Nous avons décidé de prendre ce questionnement à rebours en nous situant au niveau du contrôle qualité du système, tel qu’il est prescrit dans la famille des normes ISO 9’000 traitant de la qualité.

Une telle démarche correspond à la réalité des entreprises aujourd’hui. En effet, la plupart des organismes utilise déjà un outil GED. Les phases de planification et d’action telles qu’elles sont décrites par la roue de Deming ont eu lieu. Il existe aussi certainement un processus de contrôle et de validation informatiques. L’amélioration de l’application GED au niveau informatique nous paraît donc réelle.

Cependant, qu’en est-il de la conformité du système aux exigences du Records management? Selon la roue de Deming, le contrôle est une étape essentielle dans l’amélioration du système. Or, après avoir parcouru la littérature se rapportant à la GED au niveau du records management, nous nous rendons compte qu’aucun document synthétique ne fixe réellement les exigences en la matière: les exigences sont à collecter dans les normes (ISO, Moreq etc) et dans les bonnes pratiques édictées par les associations professionnelles (APROGED, ARMA, etc.). Il n’existe pas non plus de grille pratique qui permettrait de vérifier que les bonnes pratiques RM sont bien respectées par un système de GED au sein d’une entreprise.

Notre étude est une tentative pour combler ce manque. Pour atteindre notre objectif, nous allons donc plonger dans les différentes normes et bonnes pratiques RM en lien avec la GED pour en ressortir les indicateurs importants pour l’évaluation d’un système de gestion électronique des documents. Ces indicateurs nous permettront ensuite de construire une grille d’évaluation du système destinée aux records managers et archivistes.

Laurence Gauvin et Aurélie Cardinaux

23 octobre 2013

Un voyage : Oxford

*Petit clin d’œil de quelques jours de détente*

 [© Aurélie Cardinaux, 23.10.2013]

9 octobre 2013

Recherche en science de l'information

Actuellement en master à la HEG de Genève, nous réalisons un projet de recherche en équipe de deux personnes sur des sujets qui touches plusieurs aspects différents des sciences de l'information.

Afin de donner plus de visibilité à ces projets et également dans le cadre de l'évaluation de ces projets, les équipes doivent publier des articles sur les thèmes qu'elles étudient.

Je vous invite à aller consulter le blog prévu à cet effet et à participer aux réflexions en y ajoutant vos commentaires :

http://recherchemid.wordpress.com/

30 septembre 2013

Think Data


La protection des données personnelles et la loi sur la transparence ont toujours été un peu flou pour vous ?

Une équipe de spécialiste romands a conçu un site Internet sur le sujet ...

http://www.thinkdata.ch/

Vous pouvez y participer en faisant un don, en créant un scénario à partir de votre expérience personnelle, en allant le consulter ou en le partageant autour de vous

24 juin 2013

GED

"Les projets de GED ne sont pas que des projets informatiques, ce sont avant tout des projets organisationnels dont l’enjeu consiste pour un groupe de personnes à trouver un vocabulaire commun et des pratiques communes."
Patricia Plaza Gruber

18 juin 2013

Flash informatique d'août 2012

Suivant avec intérêt mais peu de régularité la revue flash informatique de l'EPFL, j'ai loupé cette édition complétement focalisée sur le D...

D comme Data ... Digital ... Diffusion ... Données ... Documents ...
... Tous ce qui me préoccupe chaque jour

Alors je vous invite à le lire ou le re-lire :

Et pour compléter deux liens qui ont attiré mon attention :

15 juin 2013

Grand Angle du 2 juin 2013

L'émision Grand Angle revient sur les Archives de la RTS, découvrer les trésors mais aussi les contraintes techniques et financières d'un projet de numérisation
Grand Angle

17 avril 2013

Au Laboratoire d’humanités digitales de l’EPFL

Numériser les archives du Journal de Genève et permettre au public de les consulter à travers une plate-forme web : http://www.letempsarchives.ch, c'était le but initial du projet de coopération public-privé entre le journal Le Temps, la Bibliothèque nationale suisse et la Bibliothèque de Genève.

Mais quel pourrait-être le potentiel de cette collection ?

Réponse dans Le Temps du 8 avril 2013 :

  • Fouiller un corpus de quatre millions d'articles de presse
  • Créer un moteur de recherche
  • Indexer sémantiquement : "extraite automatiquement des informations non ambiguës, contenues dans les textes des articles"
Pour plus d'information, lire l'entretien de Frédéric Kaplan, directeur du Laboratoire d'humanités digitales de l'EPFL.

11 février 2013

Définissons !

"Une ressource informationnelle est une ressource utilisée par une entreprise ou une organisation, dans le cadre de ses activités de traitement de l'information, pour mener à bien sa mission, pour faciliter la prise de décision ou encore la résolution de problèmes. Une ressource informationnelle peut être une ressource humaine, matérielle ou financière directement affectée à la gestion, à l'acquisition, au développement, à l'entretien, à l'exploitation, à l'accès, à l'utilisation, à la protection, à la conservation et à la destruction des éléments d'information. Une ressource peut donc être une personne, un fichier ou le système informatique lui-même."
Conseil du trésor du gouvernement du Québec

5 février 2013

Recherche éveillée

Un site, un livre et un blog ...
Voilà de quoi se débrouiller dans la jungle de l'information sur Internet.
"Il a pour vocation d'aider tous ceux qui effectuent des recherches sur Internet, dans un cadre professionnel mais aussi quotidien, à rester éveillé"
Lien sur le site : recherche-eveillee.com
Et lien sur le blog : Le blog de ... recherche-eveillee.com

16 janvier 2013

La Tribune de Genève, le 16 janvier 2013

La Tribune de Genève met en avant les métiers de l'information documentaire dans le cadre de la Cité des métiers à Genève ... L'article en version électronique

15 janvier 2013

L'archivage managérial ?

Lien sur ... CR2PA – l'archivage managérial

L’archivage managérial est le slogan du CR2PA. En voici la définition au travers d’un schéma, plus parlant qu’un long discours :
Schéma tiré de la brochure "Référentiel Archivage managérial" publiée par le CR2PA le 4 déc. 2012

Découvrant cette expression, je m'interroge ! Je n'ai pas lu la brochure et seulement parcouru les billets du blog CR2PA ...

Le semestre passé notre cours sur l'Environnement et la stratégie d'un service ID a rendu certains étudiants perplexes par une focalisation sur la gestion des connaissances, mais quel est le lien avec la stratégie se demandaient-ils ???

Dès qu'on parle d'archives, les collaborateurs remettent ça à plus tard et si on parle de gestion documentaire ... c'est l'usine à gaz !

Et pourtant, l'information, les documents et la connaissance sont des ressources de l'entreprise qu'il faut quand même gérer. Comment faire admettre à nos directeurs d'entreprises qu'ils doivent s'en préoccuper maintenant, et qu'il existe des métiers, des compétences et des formations spécifiques pour gérer ces ressources ? En continuant à leur proposer la même sauce avec des ingrédients différents à chaque fois ... et l'Archivage managérial est un nouvel ingrédient qui met le risque en avant.

Ce que  je comprends c'est qu'avec ce terme regroupant à la fois l'archives et le management le CR2PA veut montrer que tout est lié et, comme je l'expérimente chaque jour un peu plus, l'archives est un fait important dans la stratégie et/ou la prise de décision à tous les niveaux. Le collaborateur a besoin d'information et/ou de connaissances pour travailler et/ou décider.

Ainsi gérer les documents s'est aussi participer à la gestion des connaissances, "ces deux démarches ont un périmètre documentaire commun. Il s’agit de prendre en compte des documents à la fois engageants mais aussi de connaissance. Ils sont engageants pour l’entreprise ou ses dirigeants et de connaissance pour les collaborateurs." (Nathalie MORAND-KHALIFA).